بسم الله الرحمن الرحيم

ادارة المشتريات في شركات صناعه الأعلاف

بسم الله الرحمن الرحيم

فَٱبْعَثُوٓاْ أَحَدَكُم بِوَرِقِكُمْ هَٰذِهِۦٓ إِلَى ٱلْمَدِينَةِ فَلْيَنظُرْ أَيُّهَآ أَزْكَىٰ طَعَامًا فَلْيَأْتِكُم بِرِزْقٍۢ مِّنْهُ

ا إن أمور الشراء تحكمها سياسات و قوانين وأنظمة وتعليمات, وتلك  السياسات هى عبارة عن التوجهات العامة للمنشآة أو الخطوط العريضة التى يتوجب على القائمين فى إدارة المشتريات التقيد والاسترشاد بها عند اتخاذهم للقرارات الشرائية ,   ولابد ان يكون أى عقد شراء مطابقا لقوانين وأنظمة وتعليمات الشراء , ويجب على إدارة المشتريات قبل أن تبرم هذا العقد أو قبل أن تصادق عليه وتعتمده بشكل نهائى عليها ان تراجعه وتدققه للتأكد من سلامته القانونية وأنه مطابق ومستوف للشروط والتعليمات الفنية والقانونية التى يحددها قانون الشراء , والتى تضمن حق المنشآة وحق المورد

-مفهوم ادارة المشتريات

- مسئويات ووظائف ادارة المشتريات في مصانع الأعلاف

-تصنيف المشتريات في مصانع الاعلاف  

- اهداف ادارة المشتريات ف مصانع الاعلاف

-علاقة ادارة المشتريات في شركات الاعلاف بالادارت الاخري

مهام مدير المشتريات في شركات الأعلاف 

-نصائح مهمه في ادارة المشتريات

 

مفهوم  المشتريات

يمكن تعريف المشتريات بانها النشاط المسئول عن توفير الاحتياجات او الموارد الماديه  اللازمه لسير وانتظام عمليات الشركه من انتاج وبيع مثل : المواد الخام  , مواد التعبئه والتغليف , التجهيزات , المعدات , المستلزمات السلعيه والخدميه وذلك طبقا للشروط الاتيه:  الشراء ب

الكميه المناسبه والجوده المناسبه بالسعر المناسب في الوقت المناسب من مصدر التوريد المناسب وبشروط التوريد المناسبه

وهو مايعرف ب   FIVE RIGHTS   

 

 

مسئوليات ووظائف ادارة المشتريات في مصانع الأعلاف

 

يمكن تصنيف وظائف ادارة المشتريات بأكثر من طريقه

من الممكن تصنيفها  الي خمس وظائف رئيسيه

-1  وظائف اداريه (التخطيط والتنظيم والرقابه والتنسيق لعمليات الشراء وبين الادارات الاخرى كاداره الانتاج والاداره الماليه واداره المخازن والجوده  وغيرها من الادارات)

2- وظائف فنيه  (وتبدأ من استلام طلبات الشراء ووحتي اصدار اوامر اتوريد ومتابعتها )

3- وظائف  البحث والتطوير (تشمل دراسه السوق والتنبؤ بالاسعار لفترات مقبله واعداد التقارير عن اداء الموردين و الاسعار )

4- وظائف الأرشفه (الاحتفاظ بالسجلات والكتالوجات وعروض الاسعار بشكل عام و الاحتفاظ  المستندات الخاصه بالعمليه الشرائيه)

5-وظائف العلاقات العامه (الحفاظ علي علاقات جيده مع موردي الشركه )

أو من الممكن تصنيف الوظائف والمسئوليات ايضا بطريقه اخري   

1-مسئولية وضع وتطوير سياسات مناسبة للشراء

2- مسئولية القيام بالدراسات والبحوث

3- مسؤولية مراجعة طلبات الشراء

4-مسؤولية الجدولة الزمنية للمشتريات

5-مسؤولية تحديد مستويات التخزين

6 -مسؤولية مراجعة وتدقيق عقود الشراء

7- مسؤولية تنظيم وحفظ مستندات الشراء

8- مسؤليه ادارة العلاقات مع  الموردين بما في ذلك تقييم الموردين

وهذا عرض باختصار جدا لتلك المسؤوليات ومن الممكن شرحها بستفاضه في مقال اخر باذن الله

تصنيف المشتريات بشركات الاعلاف

يمكن تصنيف  المشتريات حسب تأثيرها علي تكاليف المنتج النهائي

مشتريات مباشره   او  مشتريات غير مباشرة  

1- المشتريات المباشرة : و  تمثل تقريبا من 80 الي 85 % من تكاليف المنتج النهائي  وهي المشتريات التي تدخل ف تصنيع المنتج بشكل مباشر وتؤثر علي تكلفته بنسبه كبيرة  وهي ايضا تحتاج الي يقظه ومتابعه الاسعار والبورصه اليوميه لبعضها وويمكن تصنيها الي :

 خامات الأعلاف  ( الاكساب وبالاخص كسب الصويا , الذرة , مخلفات المطاحن وبالاخص  الرده . ومخلفات المضارب وبالاخص  رجيع الكون, مسحوق السمك . مخلفات المجازر  )

اضافات الاعلاف (الفيتامينات والاملاح المعدنيه , الاحماض الأمينيه ,  الانزيمات , مضادات السموم . مضادات الأكسده , والاضافات اللتي من شأنها تحسين جوده الهضم وتعظيم الاستفاده من مكونات العلف  والوقايه من الامراض والحفاظ علي بيئه الكائن الحي امنه وصحيه )

مواد التعبئه والتغليف  (وتمثل  عبوات تعبئه  المنتج والمطبوعات الخاصه بالمنتج   )

2-مشتريات غير مباشرة : و تمثل في حدود 2% من تكاليف المنتج النهائي  وهي المشتريات التي تؤثر  في تكاليف المنتج ولكن  بصورة غير مباشرة وتغير اسعارها لايؤثر بصورة كبيرة في تكاليف المنتج وتسعيره

مشتريات قطع الغيار والصيانه

مشتريات الوقود والطاقه

المشتريات المكتبيه

مشتريات الامن الصناعي

وتلك العناصر هي ابرز النقاط التي تؤثر في تكاليف المنتج النهائي واستمراريه الانتاج بالمصنع  

 

  أهداف ادارة المشتريات بشركات صناعه الاعلاف  

 

في ادارة المشتريات يمكننا  تصنيف الاهداف الي اهداف تقليديه واهداف استراتيجيه

الأهداف التقليديه

المحافظه علي استمراريه الانتاج في الشركه  

تحقيق اهداف ادارة المشتريات الرئيسيه في الشراء بالكميه المناسبه والسعر المناسب  في الوقت المناسب من مصدر التوريد المناسب

أهداف استراتيجيه

تحقيق رساله واهداف الشركه

الاستثمار في شراكه مع الموردين

تطوير وتأهيل الموردين بما يتناسب مع تحقيق اهداف الشركه الاستراتيجيه  

البحث دائماا عن  الخامات  المتوفره بصورة دائمه و امنه

المشاركه في ابحاث تطوير وجوده منتجات الأعلاف بما يتناسب مع تغير المناخ وتغير توافر الخامات ونقص الموارد المتاحه 

 

-علاقة ادارة المشتريات في شركات الاعلاف بالادارت الاخري

 

الادارة العليا  

 تمد ادارة المشتريات الادارة العليا بالتقارير الازمه لوضع  خططها الاستراتيجيه ودراسات السوق وتعتبر ادارة المشتريات احد اهم الادارت  في مساعده الادارة العليا علي تنفيذ خططها السنويه والااستراتيجيه في الانتاج وشراء المواد الخام

ادارة الانتاج

تساعد ادارة المشترايت ادارة الانتاج علي تنفيذ خططها في الانتاج وتوفير المواد الخام بالمواصفات  المطلوبه بالكميات المناسبه بصورة انسايبيه تضمن عدم توقف العمليه الانتاجيه  

الادارة الماليه

تتعاون ادارة المشتريات مع الادارة الماليه في الوفاء بشروط اوامر الشراء سواء من جانب المورد في الوفاء بالكميات والاسعار المطلوبه  او من جانب الشركه امام الموردين ف المواعيد المتفق عليها ف السداد حسب شروط اوامر التوريد ومراعه التدفقات النقديه عند الاتفاق مع الموردين

ادارة المخازن

تتابع ادارة المشتريات مع ادارة المخازن الارصده بشكل يومي لضمان استمراريه سير العمليه الانتاجيه ومتابعه طلبات الشراء من الادارات المختلفه و التأكد من اصدار اذون استلام المشتريات ومتابعه استلام الادارات الطالبه  

ادارة الجوده

تسعي ادارة المشتريات في توفير أفضل انواع الخامات واكثرها جوده من مصادر ذات ثقه لضمان جوده المواد المنتج النهائي والبحث الدائم والمستمر عن الخامات والاضافات التي تحقق جوده المنتج النهائي ف سوق الأعلاف  

 

                                                                               

الدورة  المستنديه لادارة المشتريات

تبدا الدورة المستنديه للمشتريات من

استلام طلبات الشراء

اصدار طلب عروض اسعار للموردين

اصدار امر الشراء بعد المفاضله بين عروض الاسعار

استلام اذن الاضافه او اذن الاستلام من المخازن

   

 

 مهام مدير المشتريات

الي جانب مهام  الادارة العامه من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابه

ايضا هناك مجموعه من المهام وتعتبر شبه يوميه لمدير المشتريات ويمكن تفصيلها كالاتي

 

1-مراجعه قائمة طلبات الشراء ومتابعه تحويلها إلى أوامر شراء.

2- تنفيذ عملية الشراء للبنود التي تطابق طلبات الشراء المعتمدة، حسب المواصفات وحسب جدول التوريد.

3-تنفيذ عمليات التفاوض والشراء بطريقة ناجحة، من حيث: السعر، الجودة، مواعيد التوريد وشروط الدفع.

4- مراقبة مندوبي المشتريات بطلب عروض الأسعار، بما يناسب المواصفات و الكميات

 5-عملية الإشراف المباشر على أداء مندوبي المشتريات. والعمل على تدريبهم وتطويرهم والتعاون معهم في بعض أنشطة الشراء

6-المراقبة على مندوبين المشتريات في متابعة التوريد مع الموردين. اتخاذ الإجراء المناسب في حالة تغير جداول التوريد.

7- مراقبة الإدخال للمواد التي تم استلامها ومتابعة إنهاء أوامر الشراء المفتوحة.

8- الاشتراك في خطط وضع الحد الأعلى والحد الأدنى وحد الطلب وفترة التوريد للأصناف في ضوء معدلات الاستهلاك.

9- المشاركة في عملية التقييم للموردين و تطويرهم، و العمل على حل مشاكل الموردين

10- المشاركة في البحث عن موردين جدد

11- متابعه الاسعار اليوميه للخامات ومدي توافر المواد الخام ومدي تأثرها مستقبلا بالاحداث المحيطه والقرارات الحكوميه

نصائح مهمه في ادارة المشتريات

من الضروراي جدا المام مدير المشتريات بالمواصفات الفنيه ل كافه الخامات والاضافات الداخله في مكونات المنتج هذا له دور رئيسي في اختيار الخامات ذات الجوده العاليه والموردين  ذات الثقه

المتابعه الجيده لسوق الخامات يوميا ومدي تاثره بما يحدث ف العالم وبالاخص في الدول الزراعيه الكبري وقرارات الشراء للخامات من الدول الكبري وهو مايؤثر علي العرض والطلب العالمي 

الالمام بمواعيد الحصاد  لبعض الخامات المحليه والعالميه ايضا وتأثير القررات الحكوميه علي  اسعارها ومدي توافرها  مستقبلا

قدرة مدير المشتريات علي ادارة علاقات جيده داخليه مع الادارات ذات الصله وخارجيه مع  الموردين بما يضمن استمراريه  وانسياب التوريد وخدمه اهداف الشركه

مرة اخري سوق الخامات   يتأثر وبشده  بمجريات  كثيرة من احداث وقرارات وعرض وطلب وحتي اجواء الطقس وتوقعاته ووفرة الانتاج او ندرته و علي مدير المشتريات ان يجتهد دائما في ان يكون  علي درايه ووعي بما يحدث  

   

وكما يتضح فان ادارة المشتريات في شركات صناعه الاعلاف تؤثر بشكل واضح وقوي وذلك من خلال عنصري  (الجوده والسعر)  وهما من أهم  ادوات  ادارة المشتريات  في قيادة الشركة نحو الرياده في مجالها

وتفصيلا فان جودة الخامات وفاعليه الاضافات يؤثران بشكل مباشر وقوي في جوده الأعلاف ومن ثم جوده تغذيه وصحه الكائن الحي ومن ثم ثقه العملاء  

والشراء بأفضل الاسعار وضمان انسايبيه التوريد يضمن توافر المنتج للعملاء  وتنافسيه الاسعار في سوق صناعه الاعلاف   

  

مثال عملي

ارسلت ادارة المخازن طلب من ادارة الانتاج ل 1000 طن صويا موجه لادارة المشتريات ماهي الخطوات العمليه لادارة المشتريات وكيف يمكن تطبيق مبادئ وأهداف ادارة المشتريات في هذه الحاله  ؟؟؟

 

                                              وليد مصطفي حباله